椎茸市場/入札のデジタル化
1. プロジェクト概要
「スマート入札」は、別府市の乾シイタケ市場で行われていた従来の入札プロセスを大幅に効率化するために開発されたシステムです。本システムの導入により、アナログな手作業での集計や物理的な参加制約といった課題を解決し、利用者や運営者にとって利便性と透明性の向上を実現しました。このプロジェクトでは、リモート参加の実現や入札プロセスの自動化を通じて、地方市場のデジタル化を推進しました。また、システム導入後も継続的に利用者のフィードバックを反映させることで、運営効率を向上させるとともに、地域経済の活性化にも寄与しています。
2. 導入先と課題
導入先
本システムは、別府市の乾シイタケ市場に導入されました。この市場では、地元生産者と商社が定期的に入札を通じて取引を行っています。市場の特性上、地域に密着した運営が行われており、多くの参加者が高齢者や遠方の商社であることが特徴です。
課題
導入前の入札プロセスでは、以下の課題が明らかになりました：
- 入札業務の非効率性
- 手書きの用紙と手作業による集計が主流で、結果が出るまでに多くの時間がかかっていました。
- 集計ミスの発生
- 手作業による集計のため、ミスが発生し、取引に混乱を招くケースもありました。
- リモート参加の困難
- 遠隔地にいる商社は、物理的に市場に来場する必要があり、参加のハードルが高い状態でした。
- デジタルシステムへの拒否感
- 市場の参加者の多くがデジタルツールに慣れておらず、利用開始時に抵抗感がありました。
3. 解決策と成果
解決策
スマート入札システムは、以下のアプローチに基づいて開発されました：
- シンプルで直感的なユーザーインターフェースの採用
- 高齢者にも使いやすいデザインを採用し、文字サイズやボタン配置を工夫。
- 最小限の情報入力で操作可能な仕組みを構築。
- リモート参加機能の導入
- 遠隔地からの参加者が市場の入札に参加できる環境を整備。
- ログイン方式を簡素化し、商社番号と暗証番号のみでアクセス可能に。
- リアルタイム集計と通知機能
- 入札結果が即座に確認できるリアルタイム処理を実現。
- システムからの自動通知により、参加者に必要な情報を即時提供。
- サポート体制の充実
- 初期段階での説明会とデモを実施し、利用者の不安を軽減。
- スタッフが市場開催時に現場で操作サポートを提供。
成果
- 業務効率の向上
- 集計作業時間を従来の4時間から30分に短縮し、運営スタッフの負担を大幅軽減。
- 入札プロセスの簡素化により、取引のスピードアップを実現。
- 透明性と信頼性の向上
- デジタル化により、入札の進行状況や結果が可視化され、信頼性が向上。
- 集計ミスが完全に排除され、参加者から高い評価を獲得。
- 参加者数の増加と利便性向上
- 遠隔地からの参加者が増加し、取引の幅が広がった。
- ユーザーアンケートでは、96%の利用者が「非常に満足」と回答。
- 地域市場のデジタル化推進
- 別府市市場を起点とし、他地域市場への展開可能性を確認。
- 地域経済の活性化に寄与するデジタル基盤を構築。
4. プロジェクトステップの概要
- 2022年12月10日: プロジェクト開始。
- 市場関係者や参加者（生産者、商社）へのヒアリングを実施し、現状の課題を整理。
- 2023年1月:
- システム設計と開発を開始。
- 高齢者にも使いやすい直感的なデザインを採用し、必要な機能を絞り込み。
- 2023年2月:
- 初期テストを実施。主要参加者からのフィードバックを収集し、デザインや機能の改善を進める。
バージョン1 (V1.0)
- 2023年3月:
- バージョン1(V1.0)を公開。
- 入札データの集計や通知を半自動化する簡易システムを構築。
- 別府市の乾シイタケ市場で試験運用を開始。
- 2023年5月:
- V1.0 運用を基に初期改善を実施。
- 入札金額のエラーチェック機能を追加し、通知精度を向上。
バージョン2 (V2.0)
- 2023年6月29日:
- バージョン2 (V2.0)を公開。
- 商社番号と専用の暗証番号によるログイン機能を導入。
- データ量増加による処理ラグに対処するため、サーバー負荷軽減策を計画。
- 2023年8月:
- 本格運用を開始。
- 別府市以外の市場でも試験導入を進行。
- リモート参加者の割合が顕著に増加。
バージョン3 (V3.0)
- 2024年1月5日:
- バージョン3 (V3.0)を公開。
- 専用サーバーとデータベースを利用した独自システムを構築。
- 管理者向け機能を拡張し、運営効率を向上。
- トレーサビリティシステムとの連携を強化するCSVエクスポート機能を追加。
- 2024年2月:
新機能開発を進行中。利用者のさらなる負担軽減と市場運営の効率化を目指す。
5. 数字で見る改善効果
業務効率の向上
- 集計作業時間の短縮
- 導入前：手作業で4時間以上かかっていた集計作業。
- 導入後：リアルタイム集計により30分で完了、75%の時間短縮を実現。
正確性の向上
- 集計ミスの排除
- 導入前：手書きによる確認・集計ミスが発生。
- 導入後：デジタル処理により確認・集計ミスがゼロに。
参加者の利便性向上
- リモート参加者の増加
- 導入後、遠隔地からの商社が市場に参加しやすくなり、全体の20%を占めるように。
- 待機時間の短縮
- 導入前：商社が全結果発表を待つ必要があり、数時間を要した。
- 導入後：結果が即座に通知され、商社は効率的に帰宅可能に。
運営負担の軽減
- 結果のデータ化と自動処理
- トレーサビリティシステムや経理システムへの手動入力が不要になり、時間と労力を大幅に削減。
- 結果の即時エクスポートで、FAX送信や手作業を廃止。
透明性と柔軟性の向上
- 手動調整を維持した公平性
- 同値入札の場合でも、開催側が手動で調整可能。
- システムが情報を整理して提示するため、調整の迅速化と公平性の確保を実現。
6. 利用者の声
商社の声
- 「遠方からの参加が多い私たちにとって、このシステムは革命的でした。リモートで入札ができるようになり、移動時間とコストの削減につながっています。また、結果が即座に確認できるため、次の仕事への切り替えもスムーズです。」
— 食品加工会社 B社
- 「リモートでの入札が可能になったことで、会社内で他の業務と並行して対応できるようになりました。業務効率が大きく向上し、無駄な時間を省くことができました。」
— 商社 C社
- 「入札の透明性が格段に上がったのを感じます。以前はどうしても手作業でのミスが気になりましたが、今では結果に対する信頼性が高まりました。」
— 地方商社 F社
- 「リアルタイムで入札結果が確認できるので、次の行動を即座に決められるようになりました。従来の待機時間のストレスがなくなりました。」
— 商社 H社
- 「入札プロセスが非常にスムーズになり、これまで面倒に感じていた部分がほとんど気にならなくなりました。リモートでも現場でも同じ感覚で利用できる点が便利です。」
— 食品商社 J社
- 「初めてのリモート参加でしたが、シンプルで直感的な操作が素晴らしかったです。これなら他の市場でも安心して使えそうです。」
— 商社 K社
- 「以前は結果が出るまで長時間待たされていましたが、今ではすぐに確認できるため、業務効率が劇的に向上しました。」
— 商社 A社
- 「参加の敷居が低くなり、他の市場にももっと参加したいと考えるようになりました。業務の幅が広がる可能性を感じています。」
— 商社 M社
- 「FAXで結果を受け取る時代が終わり、データがすぐにダウンロードできるのは非常に便利です。業務のスピード感がまったく違います。」
— 地方商社 O社
- 「デジタルに慣れていないスタッフでも簡単に利用できるのが良いです。手書きの時代に比べて、管理がシンプルになりました。」
— 商社 P社
市場運営者の声
市場開催の準備（開始前）
- 「スマート入札を導入してから、商品の登録や準備が驚くほど効率的になりました。紙での用意が不要になり、開始前の負担が大幅に軽減されました。」
- 「デジタルで事前登録できるため、商品情報を一つずつ手書きする必要がなくなりました。スタッフが準備に割く時間が半分以下に減ったと感じています。」
市場開始（入札プロセス中）
- 「リアルタイムで入札データが確認できるため、商社からの問い合わせ対応が格段に減りました。運営チームがスムーズに進行できるのが非常に助かります。」
- 「複数の商品が同時に進行しても、デジタル化のおかげで混乱が起きません。以前の手書きの時代と比べて、効率がまるで違います。」
- 「商社のリモート参加が増えたことで、市場全体の活気が感じられます。現場だけでなく遠隔地の商社とも簡単につながれるのが大きな利点です。」
入札結果の確認と調整
- 「入札結果をリアルタイムで確認できるため、商社を待たせることなく進行できます。同値入札の場合も、情報が整理されているので迅速に対応できます。」
- 「手作業での確認ミスが完全になくなり、運営スタッフ全員が安心して作業に集中できるようになりました。」
結果の共有
- 「入札結果を商社へ即時通知できるので、FAX送信や手書きの整理作業が不要になりました。これだけでも運営の負担が大幅に減っています。」
- 「トレーサビリティシステムとの連携がスムーズで、結果の入力作業がなくなりました。事後処理の効率が格段に向上しています。」
フォローアップ作業（終了後）
- 「商社や生産者からのフィードバックを迅速に反映できる仕組みが素晴らしいです。次回の改善点をすぐに把握できるので、運営の質がどんどん向上しています。」
7. 開発の裏側
Q: スマート入札のプロジェクトはどのような経緯で始まったのですか？
A: プロジェクトの発端は市場運営側からの問い合わせでした。別府市の乾シイタケ市場の運営チームが、手作業による入札プロセスの非効率さや集計ミスの多発、遠方参加者の不便さといった課題を抱えており、「これらの問題を解決するデジタルソリューションを提案してほしい」と相談を受けました。
Q: 具体的にはどのような課題が提示されたのですか？
A: 主に以下の課題が挙げられていました：
- 手作業での集計に時間がかかりすぎている。
- 数字の読み間違いや集計ミスが取引の混乱を招いている。
- 遠隔地からの参加者が市場に来場する必要があり、不便を感じている。
- 高齢者が多い参加者にとって、既存のアナログプロセスからの移行が難しい。
Q: それに対してどのように解決策を提案しましたか？
A: まずは市場運営者と参加者の両方の声をしっかりとヒアリングし、「簡単」「安心」「効率」を軸にシステム設計を進めました。具体的には：
- 入札データをリアルタイムで処理するシステムを構築し、時間短縮と正確性向上を目指しました。
- 商社番号と暗証番号でログインできる簡易な仕組みを採用し、デジタルリテラシーの低い方にも使いやすい設計を心がけました。
- リモート参加が可能な環境を提供し、遠隔地の商社の負担を軽減しました。
Q: プロジェクトの進行中に運営側から追加のリクエストはありましたか？
A: もちろんありました！例えば、以下のようなリクエストが挙がりました：
- 同値入札が発生した際の調整機能を追加してほしい。
- 市場特有の運営ルールに合わせた柔軟なカスタマイズが必要。
- 結果データをトレーサビリティシステムや経理システムと連携できるようにしてほしい。
Q: それらのリクエストにはどのように対応しましたか？
A: 必要な機能を順次追加しつつ、試験運用とフィードバックを繰り返すことで対応しました。市場の特性やルールを細かく分析し、運営チームと連携しながら開発を進めることで、実際の運用に即したシステムを実現しました。
Q: 現在、運営側からはどのような評価を得ていますか？
A: 運営チームからは「入札プロセスの透明性が高まり、クレームが減少した」「作業時間が大幅に短縮され、スタッフの負担が軽減した」といった評価をいただいています。また、リモート参加者が増えたことで市場全体の活気が向上したとの声もあります。
8. 今後の展望
全国市場への展開
スマート入札システムは、別府市の乾シイタケ市場での成功を基に、他地域の市場でも導入を進める予定です。
- 展開計画:
2025年までに全国50市場への導入を目指し、地域ごとの特性やニーズに対応したカスタマイズを実施します。 - 期待される効果:
地域間の取引活性化や市場全体のデジタル化推進を通じて、効率的かつ公正な運営を実現します。
新分野への応用
乾シイタケ市場以外にも、果物、米、その他の農産物市場への応用を計画しています。
- 各分野における特有の取引プロセスに対応するため、柔軟なシステム設計をさらに強化します。
- 幅広い農業分野での活用を目指し、多様な生産者と商社を結びつけます。
新規生産者の参入促進
農業人口の減少や高齢化に伴い、新規生産者が参入しやすい環境を整備します。
- サポート内容:
- 登録の簡易化：最小限の情報で登録可能なシステムを提供。
- 出品ガイドの提供：市場のルールや手順を分かりやすく解説するオンラインマニュアルを整備。
- 初回出品サポート：初めて市場に参加する生産者向けに特典やコンサルティングを提供。
機能のさらなる強化
スマート入札システムの機能拡張を進め、利用者の利便性を高めていきます。
- AIを活用した価格予測:
過去の入札データを分析し、最適な価格帯をリアルタイムで提案。生産者が適正価格を把握しやすくなります。 - 在庫管理システムとの連携:
入札前に在庫状況を簡単に管理・登録できるシステムを導入予定。過不足のない運営を支援します。 - 生産者向けダッシュボード:
個々の生産者が取引履歴や価格動向を視覚的に確認できるダッシュボードを提供予定。入札戦略の立案をサポートします。
地域社会への貢献
スマート入札を通じて地域経済を活性化し、持続可能な農業を支援します。
- 地域独自の特産物を全国に広める機会を提供。
- 生産者と商社、地域コミュニティ間の結びつきを強化。
